Jobs
VACATURE COORDINATOR OPERATIONS & HR – LID VAN HET DIRECTIE COMITE
Context
De stichting van openbaar nut CIVA is een toonaangevende speler in het Brusselse culturele landschap actief binnen de domeinen architectuur, de landschapsarchitectuur, stedenbouw en stedelijke ecosystemen. CIVA documenteert, onderzoekt en belicht de transformaties van de stad via haar uitzonderlijke collecties, wetenschappelijke en culturele programma’s en haar gespecialiseerde bibliotheek.
Aan de vooravond van een belangrijke mijlpaal in haar geschiedenis – de integratie in KANAL – treedt CIVA een boeiende ontwikkelingsfase binnen. Om deze metamorfose in goede banen te leiden en onze gezamenlijke ambitie te versterken, zijn wij op zoek naar een Coordinator Operations & HR, lid van het directiecomité van CIVA.
De CIVA-stichting staat op het punt een belangrijke transformatie in haar geschiedenis te ondergaan. Als vooraanstaande speler op het Brusselse culturele toneel cultiveert zij al jarenlang een unieke dialoog tussen architectuur, landschap, stedenbouw en het stedelijk ecosysteem. Nu CIVA zich voorbereidt op haar integratie in het culturele centrum KANAL, gaat zij een nieuwe, ambitieuzere fase van haar ontwikkeling in.
Deze stap biedt een unieke kans om onze missie verder te ontplooien, in nauwe synergie en samenwerking met de KANAL-stichting. Binnen dit nieuwe culturele zwaartepunt van Brussel zal CIVA haar rol als referentieplatform, als plaats van debat en als centrum voor conservering versterken, terwijl zij tegelijkertijd profiteert van synergie met andere wetenschappelijke en culturele partners. Zo draagt CIVA bij aan de totstandkoming van een cultureel project met internationale uitstraling.
Directiecomité
Onder het gezag van de Raad van Bestuur wordt CIVA geleid door een directiecomité dat bestaat uit drie profielen.
De algemeen directeur belichaamt de strategische visie en de duurzame ontwikkeling van CIVA. Samen met de raad van bestuur stuurt de huidige algemeen directeur, Pieter Van Damme, alle personele, financiële en operationele middelen van de instelling aan, met als doel evenwicht en groei te waarborgen.
Als een ware orkestleider bouwt hij, in nauwe synergie met de artistieke leiding en de Coordinator Operations & HR, aan het project van de instelling en bereidt hij de toekomst van CIVA binnen KANAL voor. Hij staat garant voor de institutionele en private partnerschappen en onderhoudt de dialoog met de overheden.
Zijn leiderschap inspireert en verenigt de teams rond een gemeenschappelijke ambitie: van CIVA een essentiële speler maken in het Brusselse én internationale culturele landschap — open en ambitieus, stevig verankerd in het heden en resoluut gericht op de toekomst.
De artistieke leiding is verantwoordelijk voor de programmatie en het verhaal van CIVA. De huidige artistiek directeur, Nikolaus Hirsch, ontwikkelt en implementeert een gedurfde curatoriële visie, die de transformaties van de stad, de architectuur en het landschaparchitectuur, de stedenbouw en de stedelijke ecosystemen in vraag stelt. Door gebruik te maken van de rijke collecties en door innovatieve projecten te ontwikkelen (tentoonstellingen, publicaties, onderzoek, bemiddeling), geeft de artistieke leiding betekenis en zichtbaarheid aan het project van CIVA. Haar missie bestaat erin de plaats en de stem van CIVA binnen het culturele ecosysteem van Brussel, België en de internationale scene te definiëren, door bruggen te slaan tussen de verschillende disciplines en zich tot alle doelgroepen te richten.
De Coordinator Operations & HR is de operationele en menselijke steunpilaar van CIVA. Hij/zij staat garant voor het menselijk kapitaal en de organisatorische efficiëntie, zorgt voor de uitvoering van het HR-beleid, stimuleert de sociale dialoog en waakt over het welzijn van de medewerkers in een context van verandering. Hij/zij coördineert de modernisering van de processen en het beheer van de infrastructuur, en bereidt de overgang naar KANAL nauwgezet en methodisch voor. Door een rustige, gestructureerde en toekomstgerichte werkomgeving te creëren, stelt hij/zij de hele instelling in staat zich te concentreren op haar culturele en wetenschappelijke ambities. Het is een sleutelrol, op het snijvlak van menselijke, organisatorische en strategische uitdagingen.
Missie
De Coordinator Operations & HR staat garant voor een optimale werking en het welzijn op het werk binnen CIVA. Hij/zij rapporteert aan de algemeen directeur en werkt nauw samen met de artistieke directie. Hij/zij stuurt het personeelsbeleid aan, evenals de administratieve, financiële en organisatorische werking.
Hij/zij speelt een essentiële rol in de voorbereiding, uitvoering en begeleiding van de verhuizing naar KANAL en zorgt ervoor dat de organisatie en de medewerkers perfect voorbereid zijn op en begeleid worden bij deze verandering.
Zijn/haar taak is om de voorwaarden te creëren voor een stimulerende, efficiënte en veerkrachtige werkomgeving.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
1. Beleid & strategie
De Coordinator Operations & HR zorgt ervoor dat de strategie wordt vertaald naar interne organisatie, procedures en middelen.
- Opstellen van jaarlijkse en meerjarige operationele plannen
- Vertalen van de strategie naar interne operationele plannen
- Zorgen voor de implementatie van procedures en indicatoren voor monitoring, monitoren van de prestaties van de organisatie
- Voorbereiden van vergaderingen van het bestuur, administratieve en juridische follow-up (verslagen, statuten, enz.)
2. Administratieve en financiële sturing
De Coordinator Operations & HR houdt toezicht op de uitvoering van de begroting en de benodigde middelen (HR, logistiek, ondersteuning).
- Toezicht houden op de uitvoering van de begroting (controle, kasmiddelen, betalingen, enz.)
- Toezien op de naleving van de procedures (overheidsopdrachten, audits)
- Opvolging van inkomsten, subsidies en sponsoring
- Toezicht houden op het boekhoudteam, de administratieve, logistieke en ondersteunende diensten
- Toezicht houden op het administratieve en financiële partnerschap, met inbegrip van de aspecten die verband houden met het gebouw (huur, onderhoud, veiligheid, IT, enz.) met KANAL
3. HR-beheer & organisatie
De Coordinator Operations & HR is operationeel verantwoordelijk voor HR, sociale dialoog en competentieontwikkeling
Leiding geven aan de personeelsadministratie (contracten, loonadministratie, arbeidsreglement, enz.), het HR-beleid implementeren en de teamleiders op dit gebied begeleiden
- Toezicht houden op het HR-team
- De sociale dialoog met het personeel beheren
- Opleidings- en competentieontwikkelingsplannen uitrollen
4. Wetenschappelijk, artistiek en cultureel programma
De Coordinator Operations & HR zorgt voor organisatorische en logistieke ondersteuning bij de uitvoering van projecten
- Logistieke, technische en organisatorische ondersteuning van projecten opzetten
- Planningen en de toewijzing van personele en materiële middelen aansturen
- Teamleiders en projectmanagers begeleiden bij het projectmanagement
5. Publiek & bemiddeling
De Coordinator Operations & HR houdt toezicht op de ontvangst, de dienstverlening aan het publiek en de operationele organisatie
- Toezicht houden op de fysieke ontvangst van het publiek in overleg met KANAL
- Het partnerschap met KANAL op het gebied van publiek & bemiddeling aansturen
6. Communicatie
De Business Coordinator coördineert de interne communicatie en ondersteunt de institutionele communicatie
- Zorgen voor interne communicatie en informatieverspreiding
- Het communicatieteam ondersteunen voor de ontwikkeling van de institutionele communicatie
7. Partnerschappen & sponsoring
De Coordinator Operations & HR Zorgt voor de operationele uitvoering van overeenkomsten en partnerschappen (juridisch, HR, organisatie)
- Ondersteunt de algemene directie en de artistieke directie bij het zoeken naar financiering en strategische partnerschappen
- Zorgt voor het contractuele en operationele beheer, garandeert de juridische conformiteit en de uitvoering van de verbintenissen
8. Innovatie & duurzame ontwikkeling
De Coordinator Operations & HR implementeert duurzame praktijken in de organisatie, logistiek en personeelsbeheer
- Verantwoorde praktijken implementeren op het gebied van logistiek, gebouwen en energiebeheer
- Het MVO-beleid opvolgen en aansturen in het kader van het partnerschap met KANAL
9. Vertegenwoordiging & leiderschap
De Coordinator Operations & HR vertegenwoordigt het management in de sociale dialooginstanties en bij de interne teams
- De teams verenigen rond een efficiënte en welwillende organisatie
- Zorgen voor motivatie, samenhang en collectieve efficiëntie
- Vertegenwoordiging van het museum in werkgroepen en overlegorganen in het kader van het partnerschap met KANAL
Profiel
- Universitair diploma of gelijkwaardige ervaring in management, administratie of beheer.
- Aantoonbare ervaring (≥5 jaar) in een functie als (adjunct-)directeur of HR- en administratief manager, bij voorkeur in de culturele sector, de publieke sector of het verenigingsleven.
- Expertise op het gebied van Belgisch sociaal recht en human resources management.
- Expertise in budgetbeheer en -opvolging
- Sterke vaardigheden op het gebied van organisatie, projectbeheer en procesverbetering.
- Uitstekende relationele vaardigheden, luistervaardigheid en bemiddelingsvaardigheden. Discretie en integriteit.
- Nauwkeurigheid, gevoel voor prioriteiten en vermogen om onder druk te werken.
- Beheersing van gangbare kantoorsoftware (Office 365).
- Beheersing van het Frans en het Nederlands. Engels is een pluspunt.
- Interesse voor culturele uitdagingen en de transformatie van organisaties.
Het CIVA selecteert op basis van ervaring, kwaliteiten en competenties en maakt geen onderscheid tussen kandidaten op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst of handicap.
Voorwaarden
- Contract voor onbepaalde duur.
- Aantrekkelijk salaris en extra voordelen (groepsverzekering, maaltijdcheques, enz.).
- Werkplekken: huidige locatie van het CIVA (kluisstraat 1050 Brussel) en toekomstige locatie KANAL (Willebroekkaai 1000 Brussel) vanaf november 2026.
- Indiensttreding in het eerste kwartaal van 2026.
Procedure
Sollicitaties (gedetailleerd cv en motivatiebrief) moeten per e-mail worden gericht aan mevrouw Rabab Khairy, voorzitter van de raad van bestuur, op het adres r.khairy@civa.brussels, en aan de heer Pieter Van Damme, algemeen directeur, op het adres p.vandamme@civa.brussels vóór maandag 5/01/2026 om 18.00 uur. `
Voor meer informatie over de vacature en de sollicitatieprocedure kunt u contact opnemen met de heer Pieter Van Damme, algemeen directeur van CIVA p.vandamme@civa.brussels
